Filedirector DMS

Der FileDirector

FileDirector stellt die Zukunft für die Unternehmensführung und Verteilung von Informationen dar, weil dadurch die Zeit, die zur Organisation und Handhabung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens benötigt wird, erheblich verringert wird. Durch die wesentlich produktivere und effizientere Arbeitsweise werden die Kosten erheblich reduziert.
Die Sicherheit ist in allen Dokumenten-Management-Lösungen lebenswichtig - folglich können in FileDirector sämtliche Zugriffsberechtigungen auf Dokumente, Änderungen, Fristensteuerung, automatische Sicherungen von Dokumenten und Emails gesteuert werden.
Die Erfassung von Informationen ist in FileDirector sehr einfach. Durch die Unterstützung der meisten digitalen Eingabegeräte und mit vordefinierbaren Scanprofilen war das Scannen nie einfacher. Durch die Integration von MS Office in FileDirector ist es möglich, mit nur einem Mausklick Dokumente, Tabellen und Emails zu archivieren.
Das Indizieren und Einsortieren der Dokumente kann manuell oder über OCR Zonen auf dem Dokument, über Volltext oder Barcodes vorgenommen werden. Indexdaten können von anderen Datenbanken oder Dateien importiert werden oder sie können automatisch beim Import oder bei der Erfassung übernommen werden.
Die Suche von Dokumenten ist sehr einfach. Man gibt in den Indexfeldern an, was gesucht werden soll und erhält eine Liste von Dokumenten, die dann angezeigt werden können.
Oder es kann die Volltextsuche verwendet werden, mit der nach einem Wort oder einem Satz gesucht werden kann, der sich im Inhalt des Dokumentes befindet. Die Anzeige von Dokumenten könnte nicht einfacher sein. Man klickt nur auf ein Dokument und es wird geöffnet.
FileDirector unterstützt mehr als 200 unterschiedliche Dateiformate. Man kann leicht durch die Seiten blättern, Miniaturbilder der Seiten zur Voransicht anzeigen lassen und jede vorherige Version aufrufen, wenn etwas geändert wurde. Auch mehrere Dokumente können geöffnet und gleichzeitig angesehen werden.
Über das Prozess Management können Dokumente auf vordefinierte Prozessschritte an Benutzer gesendet werden, wobei jeder Benutzer spezielle Aktionen, wie z.B. einen Kommentar hinzufügen oder eine Bestätigung durchführen muss. Ein ideales Werkzeug für Anwendungen wie z.B. die Rechnungsabwicklung.
FileDirector unterstützt bis zu 128 Server, die zusammen arbeiten und für eine Vielzahl von Benutzern zur Verfügung stehen - egal ob sie in einem Büro, in einer Stadt, in einem Land oder weltweit arbeiten. Es ist sehr unwahrscheinlich, daß die Möglichkeiten von FileDirector nicht ausreichen.
Das Speichern ist kein Problem für FileDirector. Durch die Verwendung von Microsoft SQL oder Oracle kann FileDirector problemlos Millionen von Datensätzen und Dokumenten verwalten.

Datenerfassung

FileDirector stellt umfangreiche und flexible Möglichkeiten zur Dokumentenerfassung zur Verfügung. Papier- und elektronische Dokumente in jeglicher Form und aus unterschiedlichen Quellen können leicht in FileDirector erfasst werden. Zusätzlich können eigene Erfassungsmöglichkeiten in Applikationen von Drittanbietern eingerichtet werden.

Scannen

FileDirector liefert mit seinem Client für Mircosoft Windows eine integrierte Lösung zum Erfassen und Recherchieren von Dokumenten. Alle Dokumente können somit mit Hilfe einer einzelnen Anwendung verwaltet werden.
Um den Scanprozess zu vereinfachen können Scanprofile erstellt werden, in denen Voreinstellungen für das Erfassungsgerät hinterlegt werden. Zusätzlich enthält das ScanProfil Angaben zur Archivierung bestimmter Dokumententypen und Kategorien.
Es können aber nicht nur neue Dokumente angelegt, sondern auch Seiten in existierende Dokumente eingefügt, angehängt oder ersetzt werden.
Mit der integrierten Zonenerkennung können während des Scannens vordefinierte Zonen ausgelesen werden, deren Inhalt zur Indizierung Ihrer gescannten Dokumente verwendet werden kann.
In FileDirector kann eine riesige Auswahl von Scannern und Eingabegeräten verwendet werden, da FileDirector auch die Standards von ISIS und TWAIN Treibern unterstützt.

Microsoft Office Integration

Durch die Integration der Office Produkte und des Windows Explorers in FileDirector ist das Speichern von Dokumenten am Arbeitsplatz sehr einfach.
Ein Dokument kann einfach ausgewählt und an den FileDirector gesendet werden. Bei der Indizierung besteht die Möglichkeit diverse Informationen wie z.B. den Dateinamen oder das Datum automatisch zu übernehmen.
Werden Emails von Outlook archiviert, dann können diese automatisch mit den Email-Informationen wie z.B. 'An', 'Von', 'Betreff' oder dem Inhalt indiziert werden.

MailStore

Die MailStore-Option für FileDirector ermöglicht das automatische Speichern von Emails in FileDirector von einem SMTP Server.
Emails können nach Betreff, Empfänger oder Absender gespeichert werden. Es können viele verschiedene Kriterien für jede Kategorie konfiguriert werden.
Um sicherzustellen, dass Emails erst dann in FileDirector archiviert werden, wenn sie einen installierten Virenscanner und Spamfilter durchlaufen haben, kann eine Priorität für den MailStore-Prozess vergeben werden.

Integration von multifunktionalen Drucksystemen (MFP)

In Partnerschaft mit eCopy wurde der FileDirector Connector für ShareScan OP entwickelt, der es ermöglicht über die Geräte, die mit eCopy arbeiten, Dokumente zu scannen und an FileDirector zu senden.
Mit der eCopy Produktpalette und der Leistungsfähigkeit der Hochgeschwindigkeitsscanner Ihrer multifunktionalen Drucksysteme kann jeder in Ihrer Organisation Papierdokumente leicht in Informationen umsetzen, die in FileDirector oder anderen Anwendungen Ihres Unternehmens integriert werden können. Die eCopy Produktpalette stellt eine einfache, bedienerfreundliche Lösung zur Verfügung, die die Verwendung von digitalen Bildern erweitert und ist eine wirkungsvolle Investition in die Infrastruktur zur Verbesserung der Kommunikation im Netzwerk.
eCopy verbindet Ihre multifunktionalen Drucksysteme auch preiswert und einfach mit Ihrem Email System und mit anderen vernetzten Anwendungen Ihres Unternehmens, um die elektronischen Kopien der Papierdokumente blitzschnell zu organisieren und zu verteilen.

ImagePrinter

Der FileDirector ImagePrinter ist ein Windows Druckertreiber, mit dem direkt aus der Windows Anwendung zum FileDirector gedruckt werden kann. Die Informationen werden entweder in das TIFF oder JPG Format konvertiert - abhängig vom Inhalt der gedruckten Datei.

Virtueller Netzwerkdrucker (VNP)

VNP ist ein virtueller Netzwerkdrucker, der gedruckte Daten zu TIFF Dateien konvertiert und sie dann in ein vordefiniertes Verzeichnis speichert. Aus diesem Verzeichnis können die Daten importiert und archiviert werden. Beispielsweise kann eine Buchhaltungs-Software die Druckdaten während eines normalen Druckjobs gleichzeitig automatisch an den VNP senden, ohne dass ein Benutzer den Druckjob explizit durchführen muss. Es können mehrere VNP Drucker eingerichtet werden, so dass unterschiedliche Daten zu den spezifischen Druckern gesendet und in verschiedenen FileDirector Aktenschränken und Dokumententypen archiviert werden können.
Selbstverständlich kann jeder Benutzer auch Dokumente explizit manuell auf den VNP drucken und archivieren.
Werden Formulare gedruckt, wie z.B. Rechnungen oder Lieferscheine, die immer das gleiche Erscheinungsbild und die gleiche Struktur aufweisen, können die Indexdaten mit der Formularerkennung über die OCR automatisch erkannt werden.

Indizieren

Manuelle Indizierung

Eine Reihe von Standardfeatures werden zur Unterstützung der manuellen Indizierung von Dokumenten angeboten.
Es können Feldeigenschaften eingestellt werden, die es ermöglichen Feldinhalte von einem Dokument zum Nächsten zu übernehmen. Datumsangaben können automatisch vergeben oder mit einem aufklappbaren Kalender ausgewählt werden.
Felder mit Wortauswahllisten können konfiguriert werden, um erlaubte Einträge zu spezifizieren und um zu definieren was in einem weiteren Wortlistenfeld ausgewählt werden darf. Zur Beschleunigung der Erfassung können auch Kürzel für Wörter definiert werden.
Über ODBC können externe Datenquellen zur schnellen Indizierung angebunden werden und es können Felder mit Zähleigenschaften eingerichtet werden.

Barcode & Zonen-OCR

Mit der Formularerkennung, kombiniert mit der Zonen-OCR und der Barcodelesung wird eine vollständig automatisierte Indexerfassung ermöglicht.
Standardformulare, wie Rechungen oder Lieferscheine können vollautomatisch indiziert werden, indem die relevanten Daten über Zonen ausgelesen und in die Felder geschrieben werden. FileDirector kann Barcodes lesen und Zonen-OCR auf dem Dokument ausführen. Die Erkennung kann so erweitert werden, daß das Formular erkannt und das Dokument seiner spezifischen Kategorie und dem Dokumententyp automatisch zugeordnet wird.

Volltext OCR

Der Inhalt von Dokumenten enthält wertvolle Informationen und FileDirector kann sicherstellen, daß diese über die Volltextsuche gefunden werden können.
Jedem Dokument, das in FileDirector archiviert wird, kann der komplette OCR Text hinterlegt werden, sobald die OCR Texte der Datenbank hinzugefügt werden - unabhängig von seinem Format.
Suchen & Anzeigen
FileDirector beinhaltet einen kompletten und flexiblen Satz von Werkzeugen, die ein leichtes Auffinden von Dokumenten ermöglicht, die angezeigt werden sollen. Einfache oder komplexe Sucheingaben von Indexdaten können ausgeführt werden, wobei diese auch mit der Volltextsuche kombiniert werden können.
Die Dokumentenanzeige von FileDirector unterstützt über 200 verschiedene Dokumentenformate und ermöglicht die gleichzeitige Anzeige von mehreren Dokumenten.

Suchen und Anzeigen

Suche von Indexdaten

Alle Sucheingaben werden über ein Steuerfeld ausgeführt. Man kann innerhalb eines spezifischen Dokumententyps oder über alle Dokumententypen suchen, für die der Benutzer die Berechtigung hat. Die Information, nach der gesucht werden soll, wird einfach in die passenden Felder eingetragen, der Button "Suchen" gedrückt und eine Liste der gefundenen Datensätze wird angezeigt.
Über diverse Suchoptionen kann für jedes Indexfeld festgelegt werden, wie in einem bestimmten Feld gesucht werden soll. Diese Optionen beinhalten auch eine Suche für einen Bereich z.B. "von - bis" , "größer/kleiner" und "gleich".
Die zehn häufigsten Sucheingaben werden gespeichert und können später erneut wieder verwendet werden.

Volltextsuche

Wenn für Dokumente die Volltextindizierung durchgeführt wurde, dann kann die Suche über den gesamten Inhalt des Dokumentes stattfinden. Sie Volltextsuche kann auch mit einer Indexsuche kombiniert werden und so wird sichergestellt, dass exakt das gefunden wird, nach dem gesucht wurde.
Das Suchergebnis einer Volltextsuche zeigt die Ergebnisse mit den meisten Übereinstimmungen zu den Suchkriterien zuerst an, wobei die Seiten, die die gesuchten Informationen enthalten, in der Trefferliste aufgeführt werden.

Suchergebnisse

Die Suchergebnisliste ist ein flexibles und leistungsfähiges Werkzeug. Das Format der Liste kann benutzerdefiniert werden und zeigt alle Dokumente mit den verwendeten Suchkriterien an.
Des weiteren kann die Liste eingeschränkt werden, indem die Indexspalten durch die Wahl eines Feldinhaltes gefiltert werden.
Von der Suchliste können Dokumente zur Bearbeitung, zur Kopie, zur Versendung als Email zur Versendung auf einen Prozess oder für andere Aktivitäten ausgecheckt werden. Dokumente können auch auf die lokale Liste kopiert werden, um sie offline weiterbearbeiten zu können.

Dokumentenanzeige

Ultimative Flexibilität bei der Anzeige von Dokumenten wird dadurch gewährleistet, dass die Seiten als Miniaturansichten, die Seiten selbst oder beides eingestellt werden können.
Aus der Miniaturansicht heraus können Seiten zum Drucken, Versenden, Speichern oder Kopieren ausgewählt werden. Frühere Versionen des Dokumentes können angezeigt werden, indem auf den Reiter "Revisionen" geklickt wird und die entsprechende Revision ausgewählt wird.
Es sind eine ganze Reihe von Möglichkeiten verfügbar, um die Anzeige zu optimieren so z.B. das Dokument zu drehen, zu vergrößern oder verkleinern, mehrere Seiten oder mehrere Dokumente anzuzeigen und auch den gesamten Bildschirm für die Anzeige des Dokumentes zu nutzen.

Integration

In der Lage zu sein, die Unternehmensanwendungen mit Ihren Dokumenten zu integrieren, steigert die Produktivität und die Effizienz Ihres Unternehmens erheblich. FileDirector bietet eine Menge eindrucksvoller Werkzeuge die jede Art der Integration zulassen.

Codeless Connector

Wie der Name schon sagt können Anwendungen in einem Unternehmen vollkommen ohne Programmierung an den FileDirector WinClient angebunden werden. Alles was benötigt wird, ist ein Link zwischen den Indexfeldern der Anwendung und FileDirector. Dieser Link wird mit dem Konfigurationstool des Codeless Connectors im FileDirector eingerichtet. Mit dem Codeless Connector können Daten innerhalb der Büroanwendung gesucht und gescannt werden, wobei das Dokument dann im FileDirector WinClient angezeigt wird. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das in Sekunden konfiguriert werden kann.

FileDirector Link

Links sind im wesentlichen URL's, mit denen aus einer innerbetrieblichen Anwendung Dokumente im FileDirector WebServer aufgerufen werden können oder Befehle an den WinClient gesendet werden können um Dokumente anzuzeigen oder neue Dokumente zu scannen. Es kann eine URL Vorlage definiert werden, die gerade die Indexdaten beinhaltet, die jedesmal für die Suche oder den Scanvorgang verwendet werden sollen.

Web Integration

Der WebServer ist ein Bestandteil des FileDirectors, der in das eigene Intranet oder in die Firmenwebseite integriert werden kann. Er kann auch konfiguriert werden, um der Öffentlichkeit oder den Kunden Zugang zu den Dokumenten zu verschaffen. Die Sicherheitseinstellungen zur Betrachtung der Seiten im WebServer können so angepaßt werden, daß sie Ihren Anforderungen entsprechen.

Sicherheit

Übergreifende Sicherheit & Überwachung

Das Erlauben oder Verweigern des Zugriffs kann innerhalb des FileDirectors auf verschiedenen Ebenen konfiguriert werden.
Die erste Ebene ist, ob ein Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern generell Zugriff auf den FileDirector hat oder nicht. Hat ein Konto oder eine Gruppe Zugriff, dann können Zugriffsrechte oder Verweigerungsrechte individuell als Vorgaben auf Aktenschränke vergeben werden.
Jedes Konto oder jede Gruppe, die Zugriff auf einen Aktenschrank hat, kann der Zugriff auf bestimmte Dokumententypen erlaubt werden, für die jeweils unterschiedliche Rechte vergeben werden können.
Zusätzlich können selbst Indexfelder so gefiltert werden, dass abhängig vom Inhalt des Indexfeldes nur auf die entsprechenden Dokumente zugegriffen werden kann.
Scanprofile und als Anmerkung definierte Stempel können ebenfalls über Rechte gesteuert werden, damit nur die befugten Benutzer und Gruppen darauf zugreifen können.

Sichere Datei- und Dokumentenablage

Alle Benutzerzugriffe auf die Indexdaten und die Dokumente selbst werden vom FileDirector Server gesteuert, wobei kein Benutzer direkten Zugriff auf die SQL Datenbank oder den Speicherort der Daten hat. Damit wird sichergestellt, dass Dokumente und Daten nicht außerhalb des FileDirectors verändert oder gelöscht werden können.

Aktivitätsüberwachung

Alle Aktivitäten innerhalb des FileDirectors können aufgezeichnet werden und eine komplette Historie liefern. Diese kann von einem FileDirector Administrator jederzeit für Berichtszwecke abgerufen werden. Zusätzlich wird die Historie für jedes Dokument aufgezeichnet und kann eingesehen werden.

Richtlinien

Es ist nie wichtiger gewesen, dass man die neuesten Regelungen in Bezug auf Dokumentensicherheit, Erfassung, Laufzeiten und Betriebsüberwachung einhält. FileDirector hat eine Reihe von Standardfeatures mit denen sich diese Prozesse steuern lassen.

Übergreifende Sicherheit

Der Zugriff und die Zugriffsberechtigungen auf Dokumente, die in FileDirector gespeichert werden, kann für einzelne Benutzer oder Gruppen individuell gesteuert werden. Die Rechte können auf Aktenschrankebene, Dokumententypebene und auf Dokumentenebene vergeben werden.
Jeder Anwenderzugriff auf die Indexdaten oder auf die Dokumente selbst wird vom FileDirector Server gesteuert, wobei kein Benutzer direkten Zugriff auf die SQL Datenbank oder die gespeicherten Dokumente hat. Damit ist sichergestellt, dass Dokumente oder Indexdaten nicht außerhalb des FileDirectors geändert oder gelöscht werden können.

Fristensteuerung

Die Fähigkeit zu kontrollieren, für welche Zeitspanne ein Dokument verfügbar bleiben muss und was mit einem Dokument nach einer bestimmten Sperrzeit geschehen soll, ist heutzutage eine wichtige Anforderung für jedes Unternehmen - FileDirector kann diese Kontrolle automatisch für Sie übernehmen.
Sie können die Zeitspanne einstellen wie lange die Dokumente vorgehalten werden sollen, die Kriterien, für welche Dokumente die Einstellung gilt und was geschehen soll, wenn die Zeit abgelaufen ist. Das kann für jeden Dokumententyp in einem Aktenschrank konfiguriert werden.

Überwachung von Aktivitäten

Alle Aktivitäten innerhalb von FileDirector können aufgezeichnet und eine komplette Historie kann erstellt werden. Diese kann jederzeit von einem Administrator zur Berichterstattung abgerufen werden. Zusätzlich kann ein protokollierter Eintrag geöffnet werden, um eine detailliertere Beschreibung über die stattgefundene Aktion zu erhalten.
Aus der Protokollansicht heraus ist es möglich, aus der Aufzeichnung einer Dokumentenaktivität das Dokument aufzurufen und anzuzeigen.
Außerdem wird die komplette Historie eines Dokumentes aufgezeichnet und kann eingesehen werden.

Die Funktionen im Überblick

FileDirector hat ein konkurrenzloses Repertoire an Features und optionalen Komponenten, mit denen eine Lösung für Ihre jetzigen und zukünftigen Anforderungen geschaffen werden kann. Mit der einfachen Handhabung, der Skalierbarkeit und den erweiterten Komponenten wie z.B. das Prozessmanagement und die SAP-Anbindung, erfüllt FileDirector alles, was erforderlich ist.

Highlights

• Intranet / Internettransparenz
• Skalierbar für bis zu 128 Server
• Microsoft SQL oder Oracle Datenbank
• Active Directory/LDAP-basierte Sicherheit
• Flexible und einfache Verwaltung von Rechten
• Benutzerdefiniertes Design der Indexdaten
• Windows- & Browser Clients als Standardausstattung
• Einstellung des Windows Client nach Maß
• Einstellung des Browsers nach Maß
• Unterstützt eine Vielzahl von Scannern
• Integration in Microsoft Office
• ImagePrinter
• Viewer unterstützt über 200 Formate
• Zusätzliche Kontrolle durch das Ein- und Auschecken von Dokumenten
• Revisionen von Dokumenten
• Online/Offline Einsatz
• Vollständige Revisionsaufzeichnung
• Fristensteuerung für Dokumenten
• Anmerkungen zu Dokumenten, einschließlich Hyperlinks
• Verknüpfte Dokumentenverweise
• Server-basierte ODBC-Verbindungen
• Eingebautes dokumentiertes SDK
• MailStore (Automatische E-Mail-Speicherung)
• Codeless Connector
• SAP-Integration
• Formularerkennung
• OCR-Erfassung
• Volltexterkennung
• Prozessmanagement
• COLD

Featureübersicht

• Praktisch unbegrenzte Anzahl von Aktenschränken
• Praktisch unbegrenzte Anzahl von Dokumententypen
• Praktisch unbegrenzte Anzahl von Indexfeldern
• Praktisch unbegrenzte Anzahl von Dokumenten innerhalb eines Aktenschrankes
• Erweiterte Wortauswahllisten
• Automatische Feldwerte
• Scannen in Farbe und Schwarz/Weiß
• Unterstützt eine Vielzahl von Scannern und digitalen Erfassungsgeräten
• Scanprofile mit vordefinierten Einstellungen zum Scannen/Importieren
• Bildausrichtung, -drehung und Bereinigungsoptionen
• eCopy ShareScan OP Integration
• Dokumente anhängen/einfügen
• Prüfen von doppeltem Index
• Ein- und Auschecken mit Revisionskontrolle
• Zeitplaner für Dokumenten- und Index-Importe
• Integrierter Viewer, der über 200 Dokumentenformate unterstützt
• Umfangreiche Bildbetrachtungswerkzeuge zur Bildschirmanpassung, Breitenanpassung, Drehung und Vergrößern/Verkleinern der Anzeige
• Anzeige von mehreren Dokumenten oder Seiten innerhalb eines Dokumentes
• Miniaturansicht von Seiten
• Microsoft Office Integration: Ermöglicht das Speichern von Dokumenten in FileDirector direkt aus einer Office-Anwendung
• Automatische Indizierung mit Vorgabewerten, Dateinamen und Emails
• Emailanhänge können separat zur Nachricht gespeichert werden
• Umfassende Sicherheitsoptionen
• Zweckbestimmte Erfassungslizenzen
• Kostengünstige Retrieval-Lizenzen
• Eigenständige Anwendung für Erfassung, Sortierung und Recherche
• Webzugriff auf Dokumente
• Anmerkungen zu Dokumenten, einschließlich Hyperlinks
• Persönliche Dokumentenlisten für Benutzer
• Dokumente können gedruckt oder gefaxt werden
• Email Dokumente mit benutzerspezifischer automatischer Indizierung und mit Anhängen im Originalformat oder PDF-Format
• Automatische Indizierung und Formularerkennung mit der Option Barcode- und Zonen-OCR